Tiddiġitalizza l-proċessi tal-kumpanija tiegħek: minn fejn tibda

Kull kumpanija li tikber tasal fl-istess punt: il-folji Excel jimmultiplikaw, kulħadd iżomm il-verżjoni tiegħu, u ħadd m'għadu ċert liema hija dik aġġornata. L-ordnijiet jgħaddu mill-email u l-messaġġi, id-dokumenti jibqgħu f'folders li persuna waħda biss taf tinnaviga, u meta dik il-persuna tkun bil-vaganzi l-uffiċċju jieqaf. Li tiddiġitalizza l-proċessi tal-kumpanija tiegħek iservi proprju biex toħroġ minn dan id-diżordni. Il-problema hija li l-proġett jidher enormi, u b'hekk jiġi mħolli. Ejja naraw minn fejn tibda biex tagħmlu li tista' tmexxih.

L-ewwel immappja x'tagħmel, imbagħad aħseb fis-software

L-aktar żball komuni huwa li tibda tfittex il-programm. Il-punt tat-tluq it-tajjeb huwa li tifhem kif taħdem issa. Ħu proċess wieħed kull darba u ikteb il-passi reali: min jagħmel xiex, fejn jispiċċaw l-informazzjonijiet, fejn jintilef il-ħin.

Kważi dejjem minn din il-mappa joħorġu żewġ affarijiet. L-ewwel hija li xi passi jeżistu biss għad-drawwa u jistgħu jitneħħew. It-tieni hija li l-verament bottlenecks huma ftit u dejjem l-istess: data kkupjata bl-idejn tliet darbiet, informazzjoni li tirbaunja bejn id-dipartimenti, approvazzjoni li tistenna l-persuna l-ħażina. Li tiddiġitalizza jfisser tħoll dawk l-għoqiedi, mhux terġa' toħloq fuq l-iskrin l-istess kaos li kellek fuq il-karta.

Minn liema proċessi tibda

Ma tiddiġitalizzax il-kumpanija kollha f'daqqa waħda. Jaqbel tagħżel l-ewwel proċess b'kriterji preċiżi:

• frekwenza għolja: xi ħaġa li tagħmel kuljum tħallas ħafna aktar minn attività rari;
• regoli ċari: proċess bi passi definiti jinqaleb tajjeb f'software, wieħed mimli eċċezzjonijiet huwa aktar diffiċli biex tawtomatizza;
• uġigħ evidenti: ibda minn fejn il-persunal jitlef l-aktar ħin jew jagħmel l-aktar żbalji, hekk il-benefiċċji jidhru mill-ewwel;
• riskju kontenut: aħjar ma tibdiex mill-proċess li, jekk jitwaħħal, jimblokka d-dħul.

L-ewwel pass tajjeb spiss huma l-ġestjoni tal-anagrafika tal-klijenti, it-traċċar tal-ordnijiet jew il-ġbir ordnat tad-dokumenti. Huma oqsma fejn ir-ritorn huwa immedjat u fejn rebħa żgħira tibni l-fiduċja biex tiffaċċja l-proċessi aktar kumplessi.

Software tal-ġestjoni fuq miżura jew għodda lesta

F'ċertu punt issib ruħek quddiem il-parti tat-triq: software diġà lest jew sistema mibnija madwar il-mod kif taħdem. It-tweġiba tiddependi minn kemm il-proċessi tiegħek huma standard.

Jekk tagħmel l-affarijiet bħalma jagħmilhom kulħadd fis-settur tiegħek, prodott lest imur tajjeb ħafna u jiswa inqas. Imma ħafna kumpaniji għandhom flussi partikolari, frott ta' snin ta' adattamenti, u li tgħawweġ dawk il-flussi ġo software riġidu jfisser taħdem agħar minn qabel. F'dawk il-każijiet software tal-ġestjoni fuq miżura jħallas lura, għax isegwi l-loġika tiegħek minflok jimponi waħda.

Narawh tajjeb fi proġett bħal CareCloud, is-software tal-ġestjoni ERP li żviluppajna għal strutturi tas-saħħa u soċjo-assistenzjali. Li timmaniġġja siti, pazjenti, xiftijiet, dokumenti u analytics f'sistema waħda, b'anke chat AI integrata, mhijiex xi ħaġa li ssib f'pakkett ġeneriku: huma proċessi speċifiċi ta' dak is-settur, u s-software ġie ddisinjat madwarhom. Meta l-proċessi tiegħek huma l-vantaġġ tiegħek, jagħmel sens li tibni fuqhom l-għodda bis-software fuq miżura tagħna.

L-iżbalji li jġagħlu l-proġett ifalli

It-teknoloġija rari hija l-kawża tal-proġetti ta' diġitalizzazzjoni li marru ħażin. Il-kawżi veri huma kważi dejjem organizzattivi:

• trid tagħmel kollox mill-ewwel: il-proġett ġgant li jrid ikopri kull proċess mill-ewwel jum jitgħabba u qatt ma jasal fil-produzzjoni. Aħjar toħroġ biċċa li taħdem u tikber pass pass;
• tiddiġitalizza l-ineffiċjenza: jekk tikkopja identiku proċess ħażin, tikseb proċess ħażin aktar mgħaġġel. L-ewwel issimplifika;
• tinsa d-data l-antika: snin ta' storiku f'Excel iridu jiġu importati u mnaddfa, u huwa xogħol li jieħu ħin li trid iddaħħal fil-kont;
• ebda referent intern: iservi xi ħadd fil-kumpanija li jsegwi l-proġett, jiddeċiedi fuq l-eċċezzjonijiet u jagħmilha ta' pont ma' min jiżviluppa.

Il-persunal irid jiddaħħal, mhux jitqiegħed quddiem fatt magħmul

Sistema perfetta li ħadd ma juża hija flus mixħuta. Ir-reżistenza għall-bidla ma titwilidx mill-għażż: titwieled mill-biża' li tkun aktar bil-mod, li tiżbalja quddiem il-kollegi, kultant li ssir sostitwibbli. Tinħall billi tinvolvi lin-nies kmieni.

Kellem lil min jesegwixxi l-proċess kuljum qabel tiddisinja s-software: jafu l-eċċezzjonijiet li int mill-uffiċċju ma tarax. Ħalli jipprovaw is-sistema minn qabel u isma' l-kritika, għax spiss tindika problemi reali. Ipprevedi taħriġ veru, mhux manwal mibgħut bl-email. It-taħriġ, fost l-oħrajn, huwa fih innifsu proċess li jista' jiġi diġitalizzat: fil-proġett Osmosi Digitale bnejna għal kumpanija ta' Ruma app mobile biex tħarreġ lill-impjegati b'kontenut f'test u awdjo, b'pannell CRM biex timmaniġġja kollox. Li tagħmel it-tagħlim sempliċi huwa nofs ix-xogħol biex iġġib kwalunkwe għodda ġdida adottata.

Nagħmlu l-ewwel pass flimkien

Jekk il-kumpanija tiegħek tgħix fuq folji Excel u folders kondiviżi u tħoss li l-metodu m'għadux jiflaħ għat-tkabbir, nistgħu ngħinuk tqiegħdu f'ordni. Bis-software fuq miżura tagħna nibdew mill-proċessi reali tiegħek u nibnu s-sistema madwar kif taħdem. Agħmel prenotazzjoni ta' call bla ħlas: nimmappjaw flimkien l-ewwel proċess x'tiddiġitalizza u ngħidulek fejn ir-ritorn jasal l-aktar malajr.