IT-ja e zyrës sate: kur duhet një referent teknik i jashtëm

Në shumë zyra IT-ja funksionon kështu: printerin e rregullon kolegu më i zoti, Wi-Fi-n e ka konfiguruar vite më parë një i njohur, backup-et në teori ekzistojnë por askush nuk i ka provuar ndonjëherë. Gjithçka shkon mirë sa kohë gjithçka shkon mirë. Pastaj një disk prishet, një email i infektuar bllokon një postacion pune ose rrjeti bie gjatë një dorëzimi, dhe zbulon sa kushton të mos kesh një referent teknik. Le të shohim sinjalet që tregojnë se ka ardhur momenti për një asistencë IT të strukturuar, dhe çfarë duhet të mbulojë.

Sinjalet që po improvizon

Asnjë kompani nuk vendos ta lërë pas dore IT-në: ndodh me grumbullim. Këto janë simptomat që hasim më shpesh kur hyjmë në një zyrë të re:

• askush nuk di të thotë me siguri nëse backup-et ekzistojnë, çfarë përfshijnë dhe kur është bërë rikthimi i fundit i provës;
• fjalëkalimet e sistemeve të rëndësishme janë në një skedar të përbashkët ose në kujtesën e një personi të vetëm;
• kompjuterët kanë mosha, sisteme dhe konfigurime krejt të ndryshme, dhe çdo punonjës i ri rregullohet si të mundet;
• rrjeti ngadalësohet në orare të caktuara dhe askush nuk e di pse;
• llogaritë e ish-punonjësve janë ende aktive;
• kur diçka prishet, zgjidhja është t'u telefonohet të njohurve derisa dikush të përgjigjet.

Nëse e njeh veten në dy ose më shumë pika, problemi nuk është defekti i veçantë: është që mungon një përgjegjës i vazhdimësisë operative.

Çfarë mbulon një referent IT i bërë mirë

Një shërbim serioz asistence IT për zyra punon në katër nivele. Postacionet e punës: kompjuterë të konfiguruar në mënyrë uniforme, përditësime të menaxhuara, antivirus dhe kritere sigurie të njëjta për të gjithë. Rrjeti: router dhe access point të dimensionuar mbi zyrën reale, rrjet i ndarë për vizitorët, firewall i konfiguruar. Të dhënat: strategji backup-i me kopje lokale dhe jashtë selisë, dhe rikthime prove me kalendar, sepse një backup i patestuar kurrë është një shpresë, jo një mbrojtje. Njerëzit: një numër për të telefonuar kur diçka nuk funksionon, me kohë përgjigjeje të dakorduara me shkrim. Këtyre u shtohet inventari: të dish cilat makina, licenca dhe llogari ekzistojnë është baza e gjithçkaje tjetër.

I brendshëm, i jashtëm ose asnjëri: llogaritë që duhen bërë

Nën një madhësi të caktuar, një teknik i brendshëm me kohë të plotë nuk justifikohet: nuk ka punë për tetë orë në ditë, por ka nevojë për dikë që përgjigjet kur duhet. Referenti i jashtëm me tarifë mujore e mbulon pikërisht këtë hapësirë: kosto të parashikueshme, kompetenca më të gjera se ato të një personi të vetëm dhe vazhdimësi që nuk shkon me pushime. Alternativa e ndërhyrjes me thirrje kushton më pak në letër, por e zhvendos gjithçka te emergjenca: paguan kur dëmi është bërë tashmë, dhe askush nuk punon për parandalimin. Në kontratat tona të asistencës pjesa parandaluese (monitorim, përditësime, verifikime backup-i) vlen më shumë se orët e ndërhyrjes, sepse redukton pikërisht emergjencat që kushtojnë shtrenjtë.

Një shembull konkret: të dhënat e një studioje fotografike

IT-ja me porosi nuk u përket vetëm zyrave me shumë punonjës. Për fotografin Vincenzo Ingrassia, i specializuar në dasma luxury dhe i publikuar në Vogue Italia, pasuria për t'u mbrojtur janë arkivat fotografike: puna e viteve, e pazëvendësueshme sipas përkufizimit. Përveç faqes, kemi instaluar në studion e tij një server HPE ProLiant të dedikuar pikërisht arkivave, të dimensionuar mbi volume dhe fluks pune realë. Është lloji i arsyetimit që sjell një referent teknik: të nisesh nga ajo që nuk mund të përballosh ta humbësh, dhe ta ndërtosh infrastrukturën rreth saj.

Pyetjet për t'i bërë një ofruesi asistence

Para se të nënshkruash një kontratë asistence IT, pyet: cilat aktivitete parandaluese përfshihen në tarifë dhe me çfarë shpeshtësie; cilat kohë përgjigjeje garantohen dhe në cilat kanale; si menaxhohen dhe dokumentohen akseset dhe fjalëkalimet; sa shpesh testohen rikthimet e backup-eve; çfarë ndodh kur mbyllet kontrata, pra nëse dokumentacioni dhe kredencialet mbeten te ti. Përgjigjet e pyetjes së fundit i ndajnë ofruesit seriozë nga ata që synojnë të të bëjnë të varur.

Vëre në rregull IT-në para defektit të radhës

Me shërbimin e asistencës IT për zyra bëjmë rolin e referentit teknik për studio dhe kompani: rrjete, postacione pune, backup-e të verifikuara dhe një numër që përgjigjet kur duhet. Hapi i parë është një telefonatë falas ku fotografojmë gjendjen aktuale të zyrës sate dhe të themi cilat janë pikat e zbuluara më urgjente.