Të digjitalizosh proceset e ndërmarrjes sate: nga t'ia nisësh

Çdo ndërmarrje që rritet arrin në të njëjtën pikë: fletët Excel shumohen, secili mban versionin e vet, dhe askush nuk është më i sigurt cili është ai i përditësuari. Porositë kalojnë përmes email-eve dhe mesazheve, dokumentet rrinë në dosje që vetëm një person di t'i lundrojë, dhe kur ai person është me pushime zyra ndalet. Të digjitalizosh proceset e ndërmarrjes sate shërben pikërisht për të dalë nga ky rrëmujë. Problemi është që projekti duket i stërmadh, dhe kështu shtyhet. Le të shohim nga t'ia nisim për ta bërë të menaxhueshëm.

Së pari harto çfarë bën, pastaj mendo për softuerin

Gabimi më i zakonshëm është të nisësh duke kërkuar programin. Pika e nisjes e duhur është të kuptosh si punon tani. Merr një proces në një kohë dhe shkruaj hapat realë: kush bën çfarë, ku përfundojnë informacionet, ku humbet kohë.

Pothuajse gjithmonë nga kjo hartë dalin dy gjëra. E para është që disa hapa ekzistojnë vetëm nga zakoni dhe mund të eliminohen. E dyta është që pengesat e vërteta janë të pakta dhe gjithmonë të njëjtat: një e dhënë e rikopjuar me dorë tri herë, një informacion që kërcen midis reparteve, një miratim që pret personin e gabuar. Të digjitalizosh do të thotë të zgjidhësh ato nyje, jo të rikrijosh në ekran të njëjtin kaos që kishe në letër.

Nga cilat procese të nisësh

Nuk digjitalizohet gjithë ndërmarrja në një të vetme. Ia vlen të zgjedhësh procesin e parë me kritere të sakta:

• frekuencë e lartë: diçka që e bën çdo ditë jep shumë më tepër se një aktivitet i rrallë;
• rregulla të qarta: një proces me hapa të përcaktuar përkthehet mirë në softuer, një plot përjashtime është më i vështirë për t'u automatizuar;
• dhimbje e dukshme: nis nga aty ku personeli humbet më shumë kohë ose bën më shumë gabime, kështu përfitimet shihen menjëherë;
• rrezik i kufizuar: më mirë të mos nisësh nga procesi që, po u bllokua, ndal arkëtimin.

Një hap i parë i mirë janë shpesh menaxhimi i regjistrit të klientëve, gjurmimi i porosive ose grumbullimi i rregullt i dokumenteve. Janë fusha ku kthimi është i menjëhershëm dhe ku një fitore e vogël ndërton besimin për të përballuar proceset më të ndërlikuara.

Softuer menaxhimi sipas mase apo mjet i gatshëm

Në një pikë të caktuar do të gjendesh përpara udhëkryqit: një softuer i gatshëm apo një sistem i ndërtuar rreth mënyrës sate të punuari. Përgjigjja varet nga sa standarde janë proceset e tua.

Nëse i bën gjërat siç i bën kushdo në sektorin tënd, një produkt i gatshëm shkon shumë mirë dhe kushton më pak. Por shumë ndërmarrje kanë rrjedha të veçanta, fryt i viteve përshtatjesh, dhe të përkulësh ato rrjedha brenda një softueri të ngurtë do të thotë të punosh më keq se më parë. Në ato raste një softuer menaxhimi sipas mase ia vlen, sepse ndjek logjikën tënde në vend që të imponojë një tjetër.

E shohim mirë në një projekt si CareCloud, softueri menaxhimi ERP që zhvilluam për struktura shëndetësore dhe socio-asistenciale. Të menaxhosh selitë, pacientët, turnet, dokumentet dhe analytics në një sistem të vetëm, me edhe një chat AI të integruar, nuk është diçka që e gjen në një paketë të përgjithshme: janë procese specifike të atij sektori, dhe softueri u projektua rreth tyre. Kur proceset e tua janë përparësia jote, ka kuptim të ndërtosh mbi to mjetin me softuerin tonë sipas mase.

Gabimet që e bëjnë të dështojë projektin

Teknologjia rrallë është shkaku i projekteve të digjitalizimit që shkuan keq. Shkaqet e vërteta janë pothuajse gjithmonë organizative:

• të duash të bësh gjithçka menjëherë: projekti gjigant që duhet të mbulojë çdo proces që nga dita e parë ngec dhe nuk arrin kurrë në prodhim. Më mirë të lëshosh një pjesë funksionale dhe të rritesh me hapa;
• të digjitalizosh joefikasitetin: nëse rikopjon tale quale një proces të gabuar, merr një proces të gabuar më të shpejtë. Së pari thjeshtëso;
• të harrosh të dhënat e vjetra: vite historiku në Excel duhen importuar dhe pastruar, dhe është një punë që kërkon kohë për ta futur në llogari;
• asnjë referent i brendshëm: duhet dikush në ndërmarrje që të ndjekë projektin, të vendosë mbi përjashtimet dhe të bëjë urë me atë që zhvillon.

Personeli duhet të sillet brenda, jo të vendoset përpara faktit të kryer

Një sistem i përsosur që nuk e përdor askush është para të hedhura. Rezistenca ndaj ndryshimit nuk lind nga përtacia: lind nga frika se do të jesh më i ngadaltë, se do të gabosh përpara kolegëve, ndonjëherë se do të bëhesh i zëvendësueshëm. Zgjidhet duke i përfshirë njerëzit herët.

Flit me atë që procesin e kryen çdo ditë para se të projektosh softuerin: njohin përjashtimet që ti nga zyra nuk i sheh. Bëj që ta provojnë sistemin paraprakisht dhe dëgjo kritikat, sepse shpesh tregojnë probleme reale. Parashiko trajnim të vërtetë, jo një manual të dërguar me email. Trajnimi, mes të tjerash, është vetë një proces që mund të digjitalizohet: në projektin Osmosi Digitale ndërtuam për një ndërmarrje të Romës një app mobile për të trajnuar punonjësit me përmbajtje në tekst dhe audio, me një panel CRM për të menaxhuar gjithçka. Ta bësh të thjeshtë mësimin është gjysma e punës për të bërë të përvetësohet çdo mjet i ri.

Le ta bëjmë hapin e parë së bashku

Nëse ndërmarrja jote jeton me fletë Excel dhe dosje të përbashkëta dhe ndien se metoda nuk e mban më rritjen, mund të të ndihmojmë ta vësh në rregull. Me softuerin tonë sipas mase nisim nga proceset e tua reale dhe ndërtojmë sistemin rreth mënyrës si punon. Rezervo një call falas: hartojmë bashkë procesin e parë për t'u digjitalizuar dhe të themi ku kthimi arrin më shpejt.