Software di prenotazione per piscine e lidi: cosa deve fare

A fine settembre i lettini sono impilati e la stagione è chiusa. Chi gestisce una piscina o un lido sa già cosa non ha funzionato: il telefono che squilla mentre c'è la fila all'ingresso, lo stesso posto promesso a due clienti, le disdette per il meteo gestite a voce. Un software di prenotazione per piscine e lidi serve a togliere questi problemi. In questo articolo vediamo cosa deve fare, con due sistemi che abbiamo costruito in provincia di Enna: CinePiscina Evolution a Leonforte e La Dolce Vita a Regalbuto.

Una prima versione di un software su misura richiede da 6 a 10 settimane. Se vuoi il sistema pronto per maggio, scrivici ora su WhatsApp al 389 591 6034.

Cosa si prenota, in concreto

Prima di scegliere un software conviene scrivere su un foglio cosa vendi. Per una piscina o un lido le voci tipiche sono:

• l'ingresso giornaliero, o la mezza giornata di mattina o di pomeriggio;
• la postazione, cioè ombrellone e lettini, in una fila precisa;
• gli abbonamenti settimanali, mensili o stagionali;
• i servizi in più: pranzo, cabina, parcheggio;
• gli eventi serali, se ne fai.

Per ogni voce servono quattro risposte: quanti posti ci sono, in quali orari, a che prezzo e con quale regola di annullamento. Questo foglio è la base del preventivo. Più le regole sono chiare, più il sistema è semplice da costruire.

La mappa dei posti

In un lido il cliente vuole scegliere dove mettersi. Il sistema mostra una mappa con le file e le postazioni libere. Il prezzo può cambiare per fila e per periodo: la prima fila ad agosto non costa come la quinta a giugno. Lo staff blocca dalla mappa le postazioni degli abbonati, così nessuno le vende per sbaglio.

In una piscina di solito non si sceglie il lettino. Si prenota un ingresso in una fascia oraria, fino a una capienza massima. Il sistema chiude la fascia quando è piena e la riapre se qualcuno disdice.

Pagamento, caparra e meteo

Le discussioni all'ingresso nascono quasi sempre dai soldi e dal tempo. Le regole vanno decise prima e mostrate al cliente mentre prenota:

• pagamento intero online o caparra, con il saldo all'arrivo;
• cosa succede se piove: cambio data, buono da usare entro la stagione o rimborso;
• fino a quando si può disdire senza perdere la caparra.

Il sistema applica le regole da solo. Lo staff non deve trattare caso per caso con il cliente davanti.

L'ingresso con il QR code

Con la conferma della prenotazione il cliente riceve un QR code sul telefono. All'ingresso lo staff lo inquadra con il telefono o con un tablet e vede subito nome, servizio e posto.

Lo abbiamo fatto per OchoTours, una piattaforma per vendere tour ed esperienze a Malta. All'ingresso di ogni tour un'app scanner valida il biglietto in un secondo, senza liste di carta. Per un lido o una piscina il principio è lo stesso: la fila all'ingresso si accorcia e nessuno entra con una prenotazione già usata.

Cosa vede lo staff ogni mattina

CinePiscina Evolution a Leonforte è piscina di giorno, cinema la sera e bistrot. Prima il telefono squillava in continuazione e lo staff passava più tempo a gestire chiamate che ospiti. Ogni sovrapposizione di prenotazioni diventava una discussione all'ingresso.

Oggi il cliente sceglie giorno e servizio e prenota da solo. Ogni servizio ha le sue regole di posti e orari. Lo staff apre la giornata con l'elenco di chi arriva, dove e a che ora. Il telefono non è più l'unico canale.

Lo stesso vale per La Dolce Vita sul Lago Pozzillo, dove un solo sistema gestisce le camere del B&B, gli ingressi giornalieri in piscina e i tavoli del ristorante. Se hai più servizi nello stesso posto, ne abbiamo parlato in gestire più servizi da un'unica piattaforma.

Piattaforma a commissione o sistema tuo

Esistono piattaforme pronte per piscine e stabilimenti balneari. Alcune trattengono una quota su ogni prenotazione, altre chiedono un canone. Vanno bene se sei al primo anno, se le prenotazioni sono poche e se il tuo lido rientra nei loro schemi.

I limiti si vedono in alta stagione. La quota cresce con le prenotazioni, cioè ad agosto, quando lavori di più. I dati dei clienti stanno sulla piattaforma. Le regole sono quelle previste dal software, e una combinazione particolare, come la piscina che diventa cinema la sera, spesso non si può fare.

Un sistema tuo si paga all'inizio. Dopo, a noi non paghi percentuali sulle prenotazioni. Le regole sono le tue e i dati restano tuoi. Per scegliere guarda due cose: quante prenotazioni fai in una stagione e quanto le tue regole sono lontane da quelle standard.

Tempi e costi

Per il software non pubblichiamo un prezzo di listino, perché dipende da quanti servizi e quante regole ci sono. Partiamo da un'analisi gratuita, in cui guardiamo insieme il foglio con le voci che vendi. Poi ricevi un preventivo scritto, diviso per fasi.

Una prima versione richiede da 6 a 10 settimane. Se inizi in autunno, in primavera hai il tempo di provarla con lo staff prima dell'apertura. Come lavoriamo è spiegato nella pagina software su misura. La nostra sede è a Nicosia, nella stessa provincia di Leonforte e Regalbuto: se sei in Sicilia trovi i dettagli nella pagina software house in Sicilia.

Domande frequenti

Il sistema funziona dal telefono?

Sì. I clienti prenotano e pagano dal telefono. Lo staff consulta l'elenco del giorno e legge i QR code da un telefono o da un tablet.

Posso vendere gli abbonamenti stagionali?

Sì. L'abbonamento è un prodotto con le sue date e, se serve, una postazione assegnata. Il sistema tiene la postazione bloccata per tutto il periodo.

Posso continuare a prendere prenotazioni al telefono?

Sì. Lo staff le inserisce nello stesso calendario delle prenotazioni online. Così la disponibilità resta una sola e i posti non si sovrappongono.

Prepara il sistema per la prossima stagione

Mandaci cosa vendi, quante postazioni o ingressi hai e come prendi le prenotazioni oggi. Scrivici su WhatsApp al 389 591 6034 o dal form contatti. Ti rispondiamo entro un giorno lavorativo e fissiamo l'analisi gratuita.