Quanto costa un gestionale su misura: fasi e voci

"Quanto costa un gestionale su misura" è la prima domanda che riceviamo. La risposta onesta è che dipende da cosa deve fare, e detta così non aiuta nessuno. Più utile è sapere come si forma il prezzo: quali fasi ci sono, cosa si paga in ognuna, cosa lo fa salire. Con queste informazioni puoi leggere un preventivo e confrontarne due. Se hai già un processo da sistemare, scrivici: l'analisi iniziale è gratuita.

Come si forma il prezzo

Il costo di un software su misura è quasi tutto tempo di lavoro: analisi, progettazione delle schermate, sviluppo, prove, installazione. Licenze di terzi e server pesano poco al confronto.

Per questo un preventivo serio indica le giornate o le ore per ogni parte del lavoro. Se ricevi un prezzo unico senza dettaglio, chiedi come è stato calcolato. Se il fornitore non sa rispondere, ha stimato a occhio. La differenza la paghi più avanti, in varianti e ritardi.

Fase 1: l'analisi

Prima di scrivere codice bisogna capire come lavora l'azienda. Chi inserisce i dati, chi li controlla, chi decide, quali documenti escono dal processo. Si fa parlando con le persone che useranno il software, non solo con il titolare.

Il risultato è un documento con le funzioni, le priorità e i tempi. Da lì nasce il preventivo diviso per fasi. Noi la prima analisi la facciamo gratis, in videochiamata. Per un progetto grande serve un'analisi più lunga, e va preventivata a parte.

Questa fase fa risparmiare. Una funzione chiarita in analisi costa meno di una funzione corretta a software consegnato.

Fase 2: la prima versione

La prima versione contiene le due o tre funzioni che oggi fanno perdere più tempo. Il team la usa nel lavoro di tutti i giorni. Da noi arriva in media in 6-10 settimane.

Le voci di spesa di questa fase:

• base del sistema: accessi, ruoli e permessi, struttura dei dati. Non si vede e regge tutto il resto;
• schermate e funzioni del processo scelto, per esempio ordini, turni o schede clienti;
• importazione dei dati che oggi stanno in Excel o nel gestionale vecchio. Se i file sono disordinati, questa voce cresce;
• prove su un ambiente separato, dove il team prova le funzioni prima di usarle sul lavoro;
• installazione sul server e formazione delle persone che lo useranno.

Le fasi successive: il software cresce

Dopo qualche settimana di uso si capisce cosa aggiungere. Ogni fase ha il suo costo e la sua data, e la decidi quando la precedente funziona. Così non paghi in anticipo funzioni che forse non userai.

Le voci che fanno salire il conto sono quasi sempre queste:

• integrazioni con fatturazione elettronica, magazzino, CRM, pagamenti o servizi esterni. Ogni sistema da collegare ha le sue regole e le sue API;
• app per il telefono, se il software serve a chi lavora fuori dall'ufficio;
• più sedi o più aziende nello stesso sistema, con dati separati e un pannello per la direzione;
• documenti generati dal software: contratti, report, stampe nel formato richiesto da un ente;
• intelligenza artificiale sui dati, quando c'è una domanda precisa a cui deve rispondere.

I costi dopo la consegna

Un gestionale ha costi anche quando è finito. Vanno messi a budget dall'inizio.

Il primo è il server. Possiamo installare il software su server in datacenter europei gestiti da noi, con backup automatici, oppure su un server tuo in sede. Nel primo caso c'è un costo annuale, nel secondo compri la macchina e ne curi la manutenzione. Il secondo costo è la manutenzione del software: aggiornamenti di sicurezza, correzioni, adattamenti quando cambia una norma o un fornitore. Si regola con un contratto di manutenzione a parte.

Una voce invece non c'è: le licenze per utente. A saldo completato i diritti d'uso del software sono tuoi. Se l'anno prossimo il team passa da 8 a 15 persone, il costo del software resta quello.

Licenza o su misura: come fare il conto

Con un gestionale a licenza il conto è: canone per utente, moltiplicato per gli utenti e per i mesi, più moduli e personalizzazioni. Un esempio con numeri di fantasia: 10 utenti a 30€ al mese ciascuno fanno 3.600€ l'anno, 18.000€ in cinque anni, prima di qualsiasi modulo in più.

Con il su misura il conto è: costo delle fasi, più server e manutenzione per gli stessi cinque anni. Il confronto va fatto sullo stesso periodo e sulle funzioni che usi ogni giorno. Se un prodotto in commercio copre bene il tuo processo, costa meno, e te lo diciamo. Ne abbiamo parlato nell'articolo gestionale su misura o a licenza.

Un esempio di perimetro: CareCloud

CareCloud è il gestionale che abbiamo sviluppato per RSA e CSA. Riunisce in un solo pannello le sedi, le cartelle dei pazienti, i turni del personale e i documenti. Prima quelle informazioni stavano tra registri, fogli Excel e faldoni. Una chat risponde alle domande della direzione leggendo i dati della struttura.

CareCloud contiene molte voci della lista: più sedi, ruoli diversi, documenti, analytics e intelligenza artificiale. Un software per gestire gli ordini di un'azienda con un magazzino ha un perimetro molto più piccolo, e costa di conseguenza. Per questo il prezzo si dà dopo l'analisi.

Domande frequenti

Posso avere un prezzo prima dell'analisi?

Dopo la prima chiamata puoi avere un'indicazione di massima. Il prezzo fisso arriva quando le funzioni della prima fase sono scritte nero su bianco. Chi dà un prezzo fisso senza conoscere i tuoi processi lo corregge dopo, con le varianti.

Il preventivo può cambiare durante il lavoro?

Il prezzo di una fase resta quello concordato. Se durante il lavoro chiedi una funzione nuova, entra in una fase successiva con il suo costo, oppure prende il posto di una funzione già prevista.

Il software resta mio?

Sì. A saldo completato i diritti d'uso sono tuoi e non paghi licenze. Il codice è documentato e i dati si esportano, quindi un altro fornitore può prenderlo in mano.

Chiedi un preventivo per fasi

Sviluppiamo gestionali e software su misura dalle sedi di Nicosia e di Gżira. Se la tua azienda è in Sicilia, trovi casi e metodo nella pagina software house in Sicilia. Scrivici su WhatsApp al 389 591 6034 o dal form contatti, con due righe sul processo che vuoi sistemare. Rispondiamo entro un giorno lavorativo e fissiamo una chiamata gratuita. Alla fine della chiamata sai cosa costruiremmo, in che ordine e quanto costa la prima fase.